KlinikOS · KVKK · AYD-KULLANICI
Klinik Kullanıcıları Aydınlatma Metni
Sürüm 1.0 · Yürürlük: 8 Ekim 2026
1. Kapsam ve veri sorumlusu
Bu metin, KlinikOS'u kullanan klinik ve sağlık kuruluşlarının yöneticilerini, sekreterlerini ve sisteme kayıtlı doktorlarını/uzmanlarını ("Kullanıcı") ilgilendirir. Kullanıcılara ait kişisel verilerin işlenmesinde Veri Sorumlusu Mahir Varan – KlinikOS Yazılım Hizmetleri'dir (Meram V.D., VKN 9220766045).
Kliniğin hastalarına/danışanlarına ait veriler bu metnin kapsamında değildir; bu veriler bakımından veri sorumlusu kliniktir ve ayrı bir aydınlatma metniyle açıklanmıştır.
Doktor WhatsApp Asistanı ve kliniğin WhatsApp Kanalı üzerinden yürüyen diğer bildirimler, kliniğin kendi WhatsApp Business hesabı ve Meta altyapısı üzerinden, "KlinikOS WhatsApp Kanalı Ek Protokolü" uyarınca kliniğin sorumluluğunda yürütülür. Bu kapsamda işlenen veriler bakımından veri sorumlusu kliniktir; bu akışta Meta'ya yapılan yurt dışı aktarımın aktaranı KlinikOS değil kliniktir. Bu veriler bu metnin konusu değildir.
2. İşlenen kişisel veriler
- Kimlik: ad, soyad.
- İletişim: cep telefonu numarası; Google Takvim bağlantısı kurulursa ilgili Google hesabının e-posta adresi.
- Hesap ve güvenlik: kullanıcı adı, şifrenin geri döndürülemez özeti (şifrenin kendisi saklanmaz), rol ve yetki bilgisi, hesabın aktif/pasif durumu, son giriş zamanı.
- İşlem ve denetim kayıtları: Platform'da yapılan işlemlerin kaydı (işlem türü, zamanı, işlemi yapan kullanıcı ve IP adresi).
- Sözleşme onay kayıtları: onay zamanı, IP adresi, tarayıcı bilgisi, onaylanan belge sürümü.
- İletişim içerikleri: destek talepleri ve yazışmalar; strateji görüşmesi randevu bilgileri ve görüşme notları.
- Abonelik ve ödeme: kliniğin abonelik bilgileri ve ödeme işlem kayıtları. Kart bilgileri KlinikOS'ta tutulmaz; lisanslı ödeme kuruluşu tarafından saklanır.
- Fatura bilgileri: fatura bireysel kesilecekse ad-soyad ve T.C. kimlik numarası, şirket adına kesilecekse unvan ve vergi numarası; vergi dairesi, fatura adresi ve isteğe bağlı olarak faturanın gönderileceği e-posta adresi. Bu bilgiler şifrelenerek saklanır ve Vergi Usul Kanunu'ndan doğan fatura düzenleme yükümlülüğümüzü yerine getirmek için işlenir (KVKK m.5/2-ç).
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK m.5) |
|---|---|
| Hesabın açılması, girişin sağlanması, şifre sıfırlama doğrulama kodunun gönderilmesi | Sözleşmenin kurulması ve ifası (m.5/2-c) |
| Hizmetin sunulması: randevu, bildirim, takvim bağlantısı | Sözleşmenin ifası (m.5/2-c) |
| Abonelik, faturalama ve tahsilat | Sözleşmenin ifası (m.5/2-c); kanuni yükümlülük (m.5/2-ç) |
| Sözleşme onaylarının ve kritik işlemlerin kayıt altına alınması | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m.5/2-e); kanuni yükümlülük (m.5/2-ç) |
| Bilgi güvenliği, yetkisiz erişimin önlenmesi, hata tespiti | Meşru menfaat (m.5/2-f) |
| Destek taleplerinin ve strateji görüşmelerinin yürütülmesi | Sözleşmenin ifası (m.5/2-c) |
4. Aktarım
Kişisel verileriniz, yalnızca yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak ve hizmetin gerektirdiği ölçüde şu hizmet sağlayıcılara aktarılabilir:
- Barındırma ve yedekleme: Türkiye'deki veri merkezi ve yedekleme hizmeti sağlayıcıları.
- Mesajlaşma: SMS (Netgsm, Türkiye) — Platform hizmetinin sunulmasıyla doğrudan ilgili şu bildirimlerin iletilmesi için: güvenlik doğrulamaları (giriş ve şifre sıfırlama kodları), abonelik, ödeme ve fatura bildirimleri, randevu ve operasyon uyarıları (stok, yedek, sistem durumu), dönemsel kullanım raporları ve Platform'a ilişkin duyurular. Kliniğinizin WhatsApp Kanalı açıksa bu bildirimler kliniğin kendi WhatsApp hesabı üzerinden de iletilebilir; bu akış 1. bölümde açıklandığı gibi kliniğin sorumluluğundadır.
- Ödeme: lisanslı ödeme kuruluşu (PayTR) — tahsilat için gerekli klinik bilgileri.
- Takvim: Google — yalnızca takvim bağlantısını kuran kullanıcı için.
- Gelir İdaresi Başkanlığı: e-Arşiv fatura düzenlenmesi için fatura bilgileri (kanuni yükümlülük).
- Benzeri altyapı sağlayıcıları: yukarıdaki hizmetlerin ifası için zorunlu olan benzeri lisanslı altyapı ve entegrasyon sağlayıcıları (ör. SMS, e-fatura veya randevu altyapısı), yalnızca bu metinde sayılan amaçlarla sınırlı olarak.
- Yetkili kurum ve kuruluşlar: kanunen talep edilmesi hâlinde.
Verileriniz Türkiye'deki sunucularda barındırılır ve yedeklenir. Takvim bağlantısı kuran kullanıcılar için Google'ın sunucuları yurt dışında bulunabilir; bu hizmete yapılan aktarım KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen usullere uygun olarak gerçekleştirilir. Verileriniz reklam veya pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz, devredilmez.
5. Toplama yöntemi
Verileriniz; kayıt ve davet ekranlarında sizin ya da klinik yöneticinizin girdiği bilgilerden, Platform'u kullanımınız sırasında otomatik olarak oluşan kayıtlardan ve destek/WhatsApp kanallarından elektronik ortamda toplanır.
6. Saklama süresi
- Hesap bilgileri: kullanıcı hesabı ve kliniğin aboneliği sürdüğü müddetçe; sona ermesinden sonra kliniğin verileriyle birlikte Abonelik Sözleşmesi'ndeki süreler içinde silinir.
- Denetim ve sözleşme onay kayıtları: ispat ve mevzuat gereği 10 yıl.
- Mali kayıtlar: vergi ve ticaret mevzuatında öngörülen süreler boyunca.
- Yedekler: en geç 6 ay içinde otomatik olarak yok edilir.
Klinik verileri silinirken, delil niteliğindeki kayıtlarla bağlantısı bulunan kullanıcı kayıtları silinmek yerine giriş bilgileri ve telefonu silinerek anonim hâle getirilir.
7. Haklarınız ve başvuru
KVKK m.11 kapsamındaki haklarınızı (verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, düzeltme, silme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, itiraz ve zararın giderilmesini talep etme) kullanmak için başvurunuzu [email protected] adresine iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.