Aydınlatma Metni ve
Açık Rıza Beyanı

Sağlık hizmeti sunumu kapsamında kişisel ve özel nitelikli kişisel verilerinizin işlenmesinde Veri Sorumlusu, doğrudan hizmet aldığınız klinik veya sağlık kuruluşudur (bundan sonra “Klinik”; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu bundan sonra “KVKK”).

KlinikOS; teşhis, tedavi ve klinik kararlara hiçbir şekilde müdahil olmayan, Türkiye’deki güvenli sunucu altyapısı üzerinde yazılım ve teknik platform hizmeti sunan Veri İşleyen konumundadır. KlinikOS verilerinize yalnızca Klinik’in talimatıyla veya teknik zorunluluk hâlinde (örneğin arıza giderme), kayıt altında ve gerektiği ölçüde erişebilir; verilerinizi kendi amaçları için kullanmaz. Tüm kişisel ve medikal verileriniz Veri Sorumlusu olan Klinik’in kontrolü ve sorumluluğu altındadır.

Bu Aydınlatma Metni, KVKK m.10 kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla düzenlenmiştir. Sağlık verilerinizin hangi hukuki sebeple işlendiği ve hangi süreçler için ayrıca açık rızanızın alındığı Bölüm 05 ve 06’da açıklanmıştır.

• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
• Özel Nitelikli (Hassas) Kişisel Veri: Sağlık verileri, biyometrik/genetik veriler gibi KVKK m.6’da sayılan, hukuka aykırı işlenmesi ağır sonuçlar doğurabilecek veri türleri. Sağlık geçmişiniz, tedavi kayıtlarınız ve işlem öncesi/sonrası fotoğraflarınız bu kapsamdadır ve en yüksek korumaya tabidir.
• Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan onay.
• İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi — bu metinde danışan/hasta.
• İşleme: Verilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, saklanması, değiştirilmesi, aktarılması, silinmesi dâhil her türlü işlem.

Klinik tarafından KlinikOS altyapısında işlenen veri kategorileri:

• Kimlik Verileri: ad, soyad, doğum tarihi; sorumlu doktor/uzman ataması.
• İletişim Verileri: cep telefonu (WhatsApp), gerektiğinde adres.
• Sağlık Verileri (özel nitelikli): uygulanan işlem/tedavi geçmişi, randevu kayıtları, alerji ve anamnez bilgileri, klinik içi notlar ve hatırlatmalar.
• Görsel Veriler (özel nitelikli): işlem öncesi/sonrası ve kontrol fotoğrafları (yalnızca ayrı açık rızanızla — bkz. Bölüm 06).
• Finansal Veriler: ödeme tutarı ve tarihi, taksit planı ve tahsilat geçmişi. Kart bilgileriniz KlinikOS’ta tutulmaz; ödemenizi doğrudan kliniğinize yaparsınız, KlinikOS yalnızca kliniğin kaydettiği tutar ve tarih bilgisini saklar.
• İşlem/Kullanım Verileri: gönderilen otomatik mesaj kayıtları, onay durumları, denetim (audit) kayıtları.

Kişisel verileriniz, aşağıdaki KlinikOS modüllerinin işlevi kapsamında ve yalnızca ilgili amaçla sınırlı olarak işlenir:

• Danışan Yönetimi (CRM): kaydınızın oluşturulması, tedavi geçmişinizin tutulması ve hizmetin sunulması.
• Randevu Botu: randevu oluşturma, onaylama, hatırlatma (1 gün ve 2 saat önce) ile iptal/değişiklik bilgilendirmesi.
• İşlem Sonrası Takip Botu: tedavi sonrası iyileşme sürecine yönelik bilgilendirme ve kontrol hatırlatmaları.
• Yorum Botu: hizmet kalitesini ölçmek üzere memnuniyet ve değerlendirme daveti (aynı kişiye 30 gün içinde tekrar gönderilmez).
• Finans / Taksit Modülü: ödeme ve taksit takibi, vadesi yaklaşan ödeme hatırlatmaları.
• Stok / Sarf Malzeme: uygulanan işleme bağlı klinik içi malzeme takibi (kural olarak kişisel veri içermez; yalnızca işlem ilişkisi kurulur).
• Görsel Arşiv: açık rızanıza bağlı olarak tedavi sürecinin görsel olarak belgelenmesi ve karşılaştırılması.
• Danışan Takip (Hatırlatma) Sistemi: son ziyaretinizin üzerinden geçen süre, yaptırdığınız işlem türü ve randevu geçmişinize göre kontrol zamanınızın gelip gelmediğinin belirlenmesi ve size hatırlatma mesajı gönderilmesi. Bu değerlendirme yalnızca hatırlatmanın zamanlamasında kullanılır; tedaviniz, ücretiniz veya hizmete erişiminizle ilgili hiçbir karar bu değerlendirmeye dayanılarak verilmez.
• Doğum günü mesajı: kliniğiniz bu özelliği açmışsa, doğum gününüzde kutlama mesajı gönderilmesi.
• Raporlama: Klinik’in iç yönetimi için istatistiksel özetler. Rapor bildirimlerinde kimlik bilgileriniz asgari düzeyde tutulur.

Verileriniz aşağıdaki hukuki sebeplerden birine dayanılarak işlenir:

• Tıbbi teşhis ve tedavi (KVKK m.6): tedavi ve bakım hizmetinin yürütülmesi için gerekli sağlık verileriniz, sır saklama yükümlülüğü altındaki kişilerce, tıbbi teşhis ve tedavi amacıyla işlenir.
• Açık rıza (KVKK m.6): fotoğraf çekimi ve saklanması ile otomatik bilgilendirme/hatırlatma mesajları gibi ayrıca onay gerektiren süreçler için alınır (Bölüm 06). Rızanızı geri almanız bu süreçleri durdurur; tedavi kayıtlarınızın kanunen saklanması gereken süreleri etkilemez.
• Sözleşmenin kurulması/ifası (m.5/2-c): randevu ve tedavi hizmetinin sunulması için zorunlu veriler.
• Kanuni yükümlülük (m.5/2-ç): tıbbi kayıt tutma ve mevzuattan doğan saklama yükümlülükleri.
• Meşru menfaat (m.5/2-f): hizmet kalitesinin ve klinik güvenliğinin sağlanması — temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla.

Verileriniz; Klinik personeli tarafından yapılan kayıt sırasında, size iletilen güvenli self-servis bağlantılar (ör. sağlık bilgi formu) aracılığıyla ve WhatsApp üzerinden gerçekleştirdiğiniz etkileşimler yoluyla, tamamen otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle elektronik ortamda toplanır. Toplama, yukarıda belirtilen hukuki sebeplere dayanır.

Verileriniz, yalnızca hizmetin sunulabilmesi için gerekli olduğu ölçüde ve sınırlı amaçla aşağıdaki hizmet sağlayıcılara aktarılır:

• WhatsApp (Meta): kliniğiniz WhatsApp kanalını kullanıyorsa, bilgilendirme/hatırlatma mesajları ve yazışmalar kliniğin kendi WhatsApp Business hesabı üzerinden iletilir. Bu aktarımda aktaran taraf kliniktir; aktarım, kliniğin Meta ile yaptığı ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun ilan ettiği standart sözleşmeye dayanır (KVKK m.9/4).
• Netgsm: WhatsApp kullanılmadığında veya mesaj WhatsApp üzerinden iletilemediğinde SMS ile iletim (Türkiye).
• Google Takvim: kliniğiniz takvimini bağladıysa yalnızca randevu saatinin dolu olduğu bilgisi; adınız ve işlem bilginiz gönderilmez.
• Yapay zekâ hizmeti: rapor özetlerinin ve hatırlatma mesajı taslaklarının hazırlanmasında yapay zekâdan yararlanılır. Bu işlemlere kişisel veriniz gönderilmez: adınız, soyadınız, telefon numaranız, kimlik numaranız, sağlık kayıtlarınız ve mesaj içerikleriniz iletilmez; yalnızca kimliğinizle ilişkilendirilemeyen bilgiler (örneğin uygulanan işlemin adı veya toplam sayılar) kullanılır.
• Barındırma ve yedekleme: Türkiye'deki veri merkezi ve yedekleme hizmeti.

• Sağlık kayıtlarınız: Klinik’in tabi olduğu mevzuatta öngörülen saklama süreleri boyunca, Klinik’in sorumluluğunda saklanır. Klinik’in KlinikOS hizmetini sona erdirmesi hâlinde kayıtlar, Klinik’e teslim edilebilmesi için 30 gün boyunca indirilebilir tutulur ve ardından KlinikOS sistemlerinden silinir; kayıtların yasal saklama yükümlülüğü Klinik’e aittir.
• Görsel arşiv: rızanın geri alınması veya kaydın silinmesi hâlinde 30 günlük grace süresi sonunda kalıcı imha.
• Denetim (audit) kayıtları: tıbbi kayıt tavsiyesi doğrultusunda 10 yıla kadar.
• Silme talepleri: silme veya anonimleştirme talebiniz Klinik tarafından mevzuata uygun bulunduğunda, canlı ve aktif sistemlerdeki verileriniz derhal ve geri döndürülemeyecek şekilde silinir.
• Yedekler: KlinikOS altyapısında verilerin bütünlüğü, kaybolmaması ve olası teknik aksaklıklara karşı korunması amacıyla sanayi standartlarına uygun, otomatik ve dönemsel veri yedekleme sistemleri uygulanmaktadır. Sistem güvenliği ve felaket kurtarma protokolleri gereği alınan yedek kopyalar; herhangi bir aktif kullanıma, sorgulamaya veya işleme kapalı olacak şekilde izole ve güvenli ortamlarda saklanır. Bu yedekler yalnızca teknik sistem çöküntüleri veya yasal zorunluluk hâllerinde devreye giren bir güvenlik katmanı olup, rotasyon süresi sonunda (en geç 6 ay) sistem tarafından otomatik olarak tamamen yok edilir.

• Hassas danışan verileri ve görseller AES-256 ile şifrelenerek saklanır.
• Kullanıcı şifreleri bcrypt (cost 12) ile özetlenir; düz metin olarak tutulmaz.
• Klinikler arası veri izolasyonu, PostgreSQL Satır Düzeyi Güvenlik (RLS) politikalarıyla veritabanı seviyesinde zorunlu kılınır — bir klinik başka bir kliniğin verisine erişemez.
• Tüm trafik HTTPS/TLS üzerinden şifreli taşınır.
• Silme ve erişim işlemleri denetim kaydına (audit log) işlenir; geri alınamaz işlemler ayrıca kayıt altına alınır.

KVKK m.13 kapsamındaki haklarınızı kullanmak için, Veri Sorumlusu sıfatıyla sağlık hizmeti aldığınız Klinik’e yazılı olarak veya Klinik’in size bildirdiği iletişim kanalları üzerinden başvurabilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. KlinikOS’a ilişkin teknik talepler için klinik panelindeki Destek ekranı veya WhatsApp destek hattı kullanılabilir. Tanıtım sitemizi ziyaret eden ve demo talebi bırakan hekimlerin verileri ayrı bir metinde açıklanmıştır: Site Ziyaretçileri ve Demo Talepleri Aydınlatma Metni.

Bu Aydınlatma Metni, mevzuattaki gelişmeler ve hizmet kapsamındaki değişiklikler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel sürüm bu sayfada yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer; esaslı değişikliklerde ayrıca bilgilendirme yapılır.